Gratis fakturamallar

• Fakturamall
• Offertmall
• Invoice: engelsk fakturamall
• Kreditfaktura mall
• Proforma fakturamall
• Debetfaktura mall

Vad är en fakturamall?

En fakturamall är en färdig struktur för en faktura. Mallens främsta syfte är att göra det enklare att skapa fakturor. Fakturamallen är vanligtvis redigerbar, anpassningsbar och nedladdningsbar. Detta förenklar användningen och bidrar till enhetliga uppgifter, och företaget som skapar fakturan kan använda en skräddarsydd fakturamall med i förhand ifyllda uppgifter om företaget.

Hur du fakturerar en kund med hjälp av en fakturamall

När du använder en fakturamall för att fakturera en kund med krävs i huvudsak följande steg:

1. Uppdatera det grundläggande innehållet i fakturamallen

   Fakturans basinformation omfattar uppgifter om säljare och kund, kontaktadresser, fakturadatum, beskrivning av produkten eller tjänsten, antal/mängd som levererats till kunden, pris som avtalats med kunden, tillämpad momssats och momsbelopp, den totala summan att betala samt eventuell övrig information i samband med försäljningen.

   Uppgifterna ska vara fullständiga. De måste vara korrekta och inte innehålla några räknefel eller andra felaktigheter.

   Vidare måste fakturans innehåll, i tillämpliga fall, styrkas med tillförlitliga källhandlingar. För att säkerställa att fakturan är korrekt bör t.ex. det antal varor som faktureras överensstämma med det antal som specificeras i affärsavtalet.

2. Bifoga eller skriv ut fakturan och skicka den till kunden

   Om företaget väljer att skicka elektroniska fakturor till sina kunder innebär det att filen laddas upp tillsammans med ett e-postmeddelande och att filen sedan skickas till den berörda kunden. Om företaget däremot väljer att skicka fysiska fakturor måste fakturan skrivas ut och läggas i ett kuvert. Adressen till mottagarens företag skrivs utanpå på kuvertet som sedan skickas till kunden med vanlig post.

Se över om du behöver ändra filformatet för fakturamallen

Det går att ändra filtypen för fakturamallen om företaget skulle vilja göra det. Om företaget till exempel har laddat ner en Word-fil och uppdaterat innehållet i den, kan det vara bra att konvertera Word-formatet till en PDF-fil. PDF-format är vanligare att använda i samband med fakturering.

Det finns olika filformat för fakturor. Detta ska vi titta på nu.

Fakturans format

Fakturor kan upprättas i olika format. Dessa format är bland annat, men inte enbart, PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets och så vidare. Företaget har rätt att välja vilket som helst av dessa fakturaformat. Som vi tidigare nämnt är dock PDF ett av de mest använda fakturaformaten. Anledningen till detta är följande.

Varför anses PDF-formatet bäst för en fakturamall?

Följande egenskaper gör PDF-formatet bäst för en faktura.

• Bäst för att skicka med e-post

  PDF anses vara ett av de säkraste formaten för bilagor. Därmed är risken mindre att den blockeras av e-postplattformar och detta i sin tur gör att informationsflödet mellan säljare och köpare blir smidigt.

• Universell kompatibilitet

  PDF-filen kan enkelt öppnas av kunderna utan att de behöver köpa någon extra programvara. Detta för att PDF-formatet stöds av alla operativsystem, såsom Windows, MacOS, Linux, iOS och Android.

• Bibehållen formatering

  Formateringen och layouten i filen bibehålls när du använder en PDF-fil. Detta innebär att fakturans mottagare ser innehållet och layouten i det ursprungliga skicket.

• Enkelt att skriva ut i pappersformat

  En stor fördel med PDF-fakturan är att man bara behöver klicka på utskriftsknappen. Användaren behöver inte manuellt ställa in formatet på sidorna eftersom skrivaren automatiskt anpassar sina inställningar efter PDF-sidornas marginaler. På så sätt blir användningen extra enkel med en PDF-faktura.

• Enkel att anpassa

  Innehållet i PDF-dokumentet är enkelt att anpassa. Fakturamallen kan t.ex. uppdateras så att den överensstämmer med företagets logga, layout, tema, design eller något annat innehåll eller någon annan del i fakturan. Likaså kan man lägga till hyperlänkar och annan kompletterande information i ett PDF-dokument.

Alla dessa nämnda egenskaper gör PDF-fakturan till en av de mest vedertagna fakturamallarna för företag.

Vad är en specificerad fakturamall?

En specificerad fakturamall innebär att det ges en specificerad uppdelning av de enskilda produkterna och eller tjänsterna i fakturan. Uppdelningen består av den specificerade beskrivningen samt motsvarande kostnad för varorna. För att få fram totalbeloppet för den skapade fakturan adderas siffrorna för varje enskild post.

En sådan specificerad uppdelning är användbar vid genomgång och avstämning eftersom den underlättar arbetet med att få en korrekt och fullständig bokföring.

Sammanfattning

I korthet kan sägas att en fakturamall är ett redigerbart, anpassningsbart, ändringsbart och nedladdningsbart filformat som används för att upprätta en faktura. Småföretag väljer i regel att använda sig av en fakturamall. Detta beror på att det är enkelt och billigt. Dessutom krävs det ingen avancerad mjukvara för att skapa fakturan.

Som en del av faktureringen laddas fakturamallen ner, anpassas, uppdateras och skickas sedan till kunderna. Olika format för fakturamallen är bland annat PDF, Excel, Word och Google Docs.

PDF-formatet är det som mest används runt om i världen tack vare sina många fördelar. Till dessa fördelar hör att det är lätt att använda, mindre benäget att blockeras av e-postplattformar, enkelt att skriva ut och lätt att öppna. Företag kan också välja en fakturamall med en mer specificerad uppdelning. Specifikationerna gör det lätt att granska och förstå fakturan och underlättar samtidigt avstämningen av fakturans innehåll.